ソフトウェアの検証業務で困っているリスト

管理人の現在のメインは、ソフトウェア開発より検証がベースになっています。
検証における雑多な課題な中で改善したいなぁと思っているものを備忘録にします。
開発を実施している方は同じようなお悩みないでしょうか。

タスクが多すぎることに加え、進捗の共有が難しい

外部委託のSEさんにお願いして検証を一緒に実施しているのですが、依頼事項が多く進捗の把握が実質不可能に近いです。
依頼したそばからほかの部署から依頼がした内容をさらにSEさんにお願いする形に加工する自転車操業をしているため、稼働が不足します。
チケット管理システムなど便利なものは散々あるのですが、結局これらも使い方を強制しないといけないので、意味がないのでなかなか難しい。

フロー整備する日も暇も現在の開発だとないし、どうしたものか、頭を悩ましています。

設計書等、ファイルの蓄積があるが検索性が悪い

当然のことですが、開発するソフトウェアの仕様書や設計書はきれいに整理して格納しています。
しかしながら、特定の仕様などを探そうとすると、いちいちファイルを開くなどして該当の記述を探すという原始的な方法に頼っています。
また仕様の決定や変更の過程などの議事録も管理していますが、結局いつ頃決まったかは一覧性がないため、上記に同じになります。
これは、自分で記載して嫌になりますが、異常に時間がかかる無駄な作業です。
何とかしたいと常に思ってます。
一昔前はインデクシングするデーモンなどをファイルサーバに入れることで幾分ましになってましたが、近年のファイル流出対策で多くの企業が利用しているセルフ暗号化ソフトによりまともに動作しなくなりました。
何かいい解決手段はないものか。

あとがき

何とかしたい内容をとりあえず書いてみました。良い解法をご存じの方がいればご連絡いただければ幸いです。