リモート環境下における職場異動について考えてみたいと思います。コロナ禍が残念ながら長引いたことにより、リモート環境が定着した職場も多いのではないでしょうか。管理人の職場もリモート勤務が半々といった形で日々の業務にあたっています。そのような中で、異動が発生した場合どのようなことが起こり、何に注意しなければいけないかを考えてみたいと思います。
リモート環境における立ち上がり
異動者側の立場は？
異動されてきた方の立場から考えてみます。まず新しい職場の業務の把握を行い、自分なりの仕事の確立を模索すると思います。組織の目標からそれを達成するまでの道のりを検討して、自分がやるべきことを直近の締め切りから実践していくことになります。この際、組織の特有のルールがあった場合、どのようにそれを把握するでしょうか。対面で出社していれば、元からいた人にすぐに聞くことができます。しかし、今リモート環境、気軽に聞くことはできません。電話かメールかはたまたチャットか。いずれにしても何らかのクッションが挟まります。一度で把握できれば良いですが、そうもいかないときがあります。
受け入れ側の立場は？
異動者を受け入れる側からすればどうでしょうか。組織目標を把握してもらい、いち早く成果を出してもらえるようにしたいはずです。そこで、よくある方法は、マニュアル化と理解しておいてほしい項目の資料化です。これを読んで実行してほしい、と指示するわけです。実際この方法はよく機能します。しかしながらよくできたマニュアルや資料は作成に時間を必要とします。また異動時期が異なれば、新たな資料を準備する必要があります。そのために資料作成に時間を当てることは効率的とは言えません。
何をすべきか？
決定打となる解決策とは言えませんが、異動してきた側も受け入れる側も異動した直後はある程度お互いにコミュニケーションに時間を割くべきです。異動者にとって、どれ程優れた資料やマニュアルが用意されていたとしても聞きたいことは出てくるし、受け入れ側にとっても完璧な資料やマニュアルを作成することは現実的ではないからです。資料やマニュアルで埋められない溝はコミュニケーションをとることによって補う必要があります。とはいえ、資料やマニュアルを全く作らないのは、受け入れ側に必要以上の対応時間を求めるので、何かしらはあったほうが良いでしょう。
移動直後の対応としては、まず異動者に資料やマニュアルを渡して実践してもらい、質問事項をまとめてもらうまでを指示します。受け入れ側はそれらに集中的に回答する時間を設け、対応を行います。これらを何回か繰り返せば、お互いに集中してそれぞれの仕事に臨むことができます。何回繰り返すか、集中回答するタイミングはいつかはそれぞれの職場によって変わるので、幹悪める必要はあります。大切なことは五月雨的に質問が飛び交い、異動者と受け入れ側双方が集中できなくなることを避けることです。どうしてもこのような対応が難しい場合は、異動者の対応を専任する人間を配置するという手段もありますが、いずれにせよ対面での対応のようにテンポが良いわけではないので、質問と回答の時間は集中させるべきです。
あとがき
長くなりましたので、立ち上がりの後については、次回に回したいと思います。
次回はリモート環境における異動者との信頼関係の醸成について考えます。
