読み書きする力を向上させたい方向け。以前の投稿を踏まえて、今回はビジネス文書の読み書きの力を向上させる方法を考えます。
関連する過去の投稿はこちらです。興味があればのぞいてみてください。
ストーリー性は欲しい、しかし回りくどい表現はいらない
どのような文書であっても、伝えたいことがある以上一貫したストーリーを持つことになります。
わかりにくい文書は、このストーリーがぶれて見えにくいものです。
エンタメ文書などは、表現の都合上、あえてミスリードするような言葉選びをして、実はこうでした、というような驚きを狙ったりしますが、ビジネス文書はそのようなことを盛り込んではいけません。
したがって、文書本体を書き始める前に、ストーリの骨格を書き出しておく必要があります。
骨格ができれば、残る作業はその骨格を補強する論拠を肉付けするだけになります。
骨格から作ることで少なくとも最も伝えたいストーリーが見えなくなることはほとんどなくなります。
以前の投稿の図を再掲します。この図を見てもわかるようにビジネス文書には、婉曲や比喩表現が少ないことがわかります。
言い換えると回りくどい言い方は好まれず、はっきりとわかる文章が望ましいということです。
ただし、論文よりはエンタメ性があるので、同一の内容を言い換えた表現で表す場合はあります。
論文の場合は、言葉の意味を定義し、内容が同一であれば基本的に同じ言葉を使います。
したがって同じ言葉が何回も登場し、ある意味面白みがない文書となります。
短い文を意識することから
ビジネス文書のスキルアップについては、まず文を短く書くことから始めるのが良いです。
特に主述の関係がきちんと一対一になっているかを確認しながら記述しましょう。
多くのわかりにくいビジネス文書は、長すぎてどれが主語でどれが述語かわからないことが多いです。
下手をすると主述の関係が破綻していることもあります。
文を短く書くことでこのようなエラーを防ぐことができます。
文書はこれらの文の集合体ですので、まずは最も小さな要素のエラーをなくし、次いで短い文の連結がストーリーを表現できるているかを確認すればよいでしょう。
特にストーリーの骨格を書くときは、短い文の連結でまず自分の伝えたいことがわかるかを確認すべきです。
その時点で意味をなさないなら、本体の肉付けを行ったとしても、ほぼ意味不明な文書となるはずです。
あとがき
以前の投稿も似たような内容となっていましたが、本質は変わらないと思います。
伝えたいことは、まず書き始める前に一度骨格を整理すると、手戻りはぐっと少なくなります。
全体を書き始める前に骨格を作成する習慣を身につけたいものです。
