今回は、実体験に基づくtipです。
同じようなことで困っている方も多いと思いますのでご参考までに
何度も修正したのになぜか、なぜできないんだ、といわれる
管理人はそれなりに長い間、社会人として勤めてきました。
そのため、後輩や部下を持つようにもなり、今だからわかることも増えてきました。
特に新人だったころと比較して、「何回言われても直らない資料」が出来上がる理由がはっきりしてきました。
管理人自身も出来が良い方ではなかったので、上司から「さっきいったよね」「何回いえばわかるの」と叱責されながら新人時代を過ごしました。
なぜこのようなことになるのでしょうか。
「わかりました」といって本当にわかっている？
管理人の経験と後輩などで同じことを言われている人間をみて考えるに、
修正の指示や方向性が理解できていないことが最大の原因と結論します。
管理人の新人時代 わかった気になってしまう
管理人の経験から話すと、上司から修正の指示を聞いているときはわかった気になるのです。
これが不思議と話を聞いているとなんだ、そんなことか、くらいにその場では思えてしまいます。
あとは、説教を長くは聞いていたくないんですよね。
だから早く切り上げたくなってしまう
しかし、実際に修正に手を出し始めると、その思いは一瞬で砕け散ります。
その結果、よくわかっていないまま、自分で勝手にストーリーを考え出して修正します。
そしてそれを持っていけば、わかりきったことですが、ダメ出しを食らい怒られます。
こんなにがんばって修正したのに理不尽だ、新人の頃はよく思いました。
残念ながら上司から見ると全く理不尽ではなく、指示を無視して勝手に暴走した、とみなされます。
最近の後輩の話 なぜか確認しようとしない
次は最近同じようなことを言われている後輩の話です。
上司からの修正に指示を受けた後輩が「わかりました」といってその場は解散。
その後、修正した資料を上司が見ると「いわれたとおりに修正してないじゃないか」と指摘。
横目で内容を確かめると、まあ確かに指示とは合致していない修正結果となっている。
なぜ、そのようなことになるのか。
まず管理人の新人時代にように、後輩が分かった気になっているのが原因です。
と同時に、上司からの指示が微妙にあいまいだった点に後輩が確認を入れていなかったことも大きかったと感じました。
上司はたいてい細かな指示をだしません。
役職が上がると考える範囲が上がるので、自然と普段からの思考も抽象的になります。
思考がそのまま指示になると最悪「いい感じにやっておいて」で降りてきます。
今回の後輩への指示は幾分細かかったものの、それでも抽象的な部分がありました。
その点を明確に確認しなかったのが今回の後輩の敗因です。
わかったと思っても、念のため具体化して更問い、できれば簡単に落書き描いてイメージを合わせる
さて、「わかった気になる」「確認不足」という発生原因について書いてみました。
では結局、どうすれば「何回も修正する」ことなくOKになるのか。
ズバリ「わかりました」で終わりにせず、「ｘｘという形に修正すると理解しましたが正しいでしょうか」、と具体的な修正結果まで作ってその場で更問いするのが良いです。
こうすれば、わかった気になっていた間違った修正イメージをその場で断ち切れます。
資料にする手間もなくなり、怒られなくても済むので一石二鳥です。
さらにできるなら、イメージ図を手書きでパパっと書いて可視化した修正案を合わせるとよいです。
言語だけでは難しい場合でも簡単にできますし、場合によっては上司が加筆してくれること自身の理解が深まります。
管理人は今でも、ノート持ち歩いて資料修正の際は手書きでパパっとイメージ合わせるようにしています。
この方法を取り入れてから修正の言葉をメモするよりだいぶ早く修正が効くようになり、間違った修正も減りました。
あとがき
社会人をやっていると資料は嫌でも作ることになります。
その際、何度も作り直すのは嫌ですよね。
上司からも怒られ、資料を直す手間もかかるし、不満もたまる。
そういったことを解消するヒントに今回の投稿が役立てば幸いです。
