リモート環境における職場異動 引継ぎ編です。まだ読んでいない方は以下もご参考までに。
さて、今回はリモート環境下において、いかにしてうまく引継ぎを行うかについて考えて見たいと思います。
正直なところ、今回の投稿はデスクワークをされている方のリモートワーク環境を想定しています。そもそもリモートではない現場仕事のノウハウを引継ぎ時にだけリモート経由で行いたい、といった方には対応しておりません。
リモート環境における引継ぎ
管理人もリモート環境における引継ぎも経験しています。引継ぎの内容を大別すると「実施していた業務内容」と「ノウハウ」に分けられると考えています。
「実施していた業務内容」は文字通り引継ぎ段階でタスクとして取り組んでいた内容です。多くの方は複数のタスクに同時並行で取り組まれていると思います。そのため、多くの引継ぎはリモートに関係なく各タスクについて何らかの資料にまとめるということを実施すると思います。この点は管理人も同じです。特に注意したのは資料の作り方です。情報整理の勉強にもなるのですが、引継ぎ資料はタスクをただ羅列しただけでは不十分です。そのタスクを実行するにあたりよく利用していた資料の配置場所（多くの企業はサーバのファイルパス）や社内外の関係者一覧がわかるよう資料に盛り込みます。管理人はこの盛り込みにあたって、引継ぎ先の人間と短い質疑応答会を何回か設け、段階を踏んで資料を作成しました。一度で作成仕切らず、何回か短い質疑の時間を設けたことが良い結果に働いたと考えています。そのような時間が取れない方も多いでしょうから、基本的なことをひとつ、意識して資料を作成することをお勧めします。あなたが作った資料は、もしあなたが引継ぎを受ける側だった場合に、その資料で引継ぎを受ける気になりますか。これを意識するだけでだいぶ変わります。
「ノウハウ」についての引継ぎはある意味永遠の課題です。管理人は基本的にすべて引き継ぐことはあきらめています。逆にどうしても押さえておかないポイントを上位からまず列挙してその順番で伝えられる限りを引き継ぐことにしています。選定基準は、職場により異なると思いますが、頻度が高いことや自身が中心となって実施していた業務、失敗とその対応などが一例になります。リモートの場合は目の前にホワイトボードを準備して相互に記述しながら認識合わせも難しいです。そういった場合はせめて画面共有を行いつつ、その画面を動画として保存しておくことも一案です。これは引継ぎを実施した後、相手から後日ありがたがられましたので、効果はあります。
あとがき
リモート環境における職場異動について、3回に分けて投稿しました。リモートになって便利になった面もあれば対面でのコミュニケーションが不足することにより弊害が出ている面もあります。ネット上にもいろいろな体験談やツールが出回り始めたので、それぞれの職場環境にあった方策を取捨選択して取り入れたいものです。
